12. Wie baue ich eine einfache „Datenbank“ auf?

Wenn Sie über Daten verfügen, wollen Sie diese in der Regel sinnvoll ablegen und nutzbar machen. Wenn die Daten zunächst nur auf Papier (Fragebögen, Anträge,…) oder in einer Vielzahl von unterschiedlichen Dateien vorliegen, müssen Sie die „Datensätze“ in einer Datenbank zentralisieren. Denken Sie schon bei der Erstellung des Formulars, des Fragebogens oder des Antrags an diesen Schritt! Mit speziellen Softwareprogrammen zur Gestaltung von Formularen oder Umfragen lässt sich dieser Schritt sogar automatisieren (Beispiel: „Adobe PDF Formular-Maker“,…).

Wenn Sie nicht über eine Datenbank-Software verfügen, und wenn die Datensammlung nicht zu komplex und zu groß ist, dann bietet sich die Bearbeitung mit einer Tabellenkalkulation (z.B. Excel) als Datenbankersatz an. Wenn Sie beispielsweise jedes Jahr 1.500 Datensätze (Einschreibungen, Personen, Anträge, Fragebögen,…) und zu jedem Datensatz 20-30 Variablen (Alter, Geschlecht, Name, Aktennummer,…) speichern, ist dies mit einer Tabellenkalkulation durchaus zu meistern. Excel erlaubt maximal 65.500 Zeilen und 256 Spalten.

Wann verwenden Sie die Tabellenkalkulation (z.B. Excel,…) als Datenbank?

• Wenn Sie mit relativ kleinen Datenmengen arbeiten (bis maximal 65.500).
• Wenn nur wenige Anwender auf diese Datenbank zugreifen müssen, und dies nicht gleichzeitig.
• Wenn Sie „einfach“ strukturierte Daten besitzen (etwa 20-30 Variablen).
• Wenn Sie Daten aus anderen Datenbanken (beispielsweise Access, dBase) einlesen möchten und mit den Excel-Funktionen analysieren möchten.
• Wenn sie überwiegend deskriptive Statistik erstellen (Häufigkeiten, Prozente, Entwicklungen,…)

Wie verwenden Sie die Tabellenkalkulation als Datenbank? Einige Grundprinzipien:

• In die erste Zeile schreiben Sie die Titel der Merkmale (auch Variablen genannt). Typische Merkmale sind zum Beispiel die Identifikationsnummer, Kurzbeschreibung, Geschlecht, PLZ, Straße, Geburtsdatum, Land, Eintragsdatum, usw.
• Für jeden Datensatz benutzen Sie eine neue Zeile.
• Geben Sie jedem Datensatz eine Identifikationsnummer, die nur einmal vergeben wird.
• Achten sie darauf, in jeder Spalte nur ein Merkmal zu speichern. Speichern Sie zum Beispiel nicht die ganze Adresse in einer Zelle, sondern Postleitzahl, Ort, Land und Straße jeweils in getrennten Spalten.

Tipp: Weitere Erläuterungen dazu finden Sie unter anderem auf der Website http://www.teialehrbuch.de. Der kostenlose und frei verfügbare Kurs „Excel Professionals 2003“ beschreibt in Kapitel 3, wie Excel als Datenbank genutzt werden kann.